Via Agens Nederland BV is bij Selles Automatisering het verzoek gekomen om een urenregistratiesysteem te ontwikkelen dat gekoppeld kon worden aan bestaande applicaties bij Agens.

Agens is gespecialiseerd in re-integratie van mensen die om wat voor reden dan ook een grotere afstand tot de arbeidsmarkt hebben. ”Wij willen dat iedereen in de maatschappij meedoet en meetelt op zijn of haar niveau. Iedere klant krijgt een op maat ingericht traject waardoor een arbeidsplek of andersoortige participatie in de maatschappij een vitaal en duurzaam karakter krijgt”.

De wens voor het urenregistratiesyteem werd ingegeven doordat men niet voldoende inzicht had van de tijdsbesteding van werknemers en gemaakte uren op projecten. Agens wou de mogelijkheid hebben om aan de hand van een nacalulatie te kunnen zien of projecten juist geoffereerd werden.

De eis van het pakket was dat de medewerkers zo snel en makkelijk mogelijk uren kunnen invoeren. Dit is gerealiseerd door het pakket te koppelen aan het boekhoudpakket Afas en het clientvolgsysteem IW3. Zo heeft een gebruiker direct een lijst van zijn actieve clienten voor zich, waarop de uren geschreven kunnen worden. Onderliggend zoekt het systeem informatie van de desbetreffende client op, zoals NAW gegevens en welke trajecten en contracten actief zijn voor de desbetreffende client.

Tevens bestaat er een mogelijkheid op om verschillende clienten gelijkt te boeken. Dit is ontwikkeld voor trainingen die Agens geeft aan clienten. In de rapportages worden de uren doorgeboekt naar alle aanwezige clienten, zodat het inzichtbaar wordt hoeveel uren er aan client besteed worden.

Voor leidingevenden is de mogelijkheid gemaakt om de geboekte uren van werknemers te accorderen of af te wijzen. Door middel van een oranigram, uit het boekhoudpakket Afas, worden gegevens gehaald waardoor het urenregistratiesysteem weet welke werknemers onder de leidinggevende vallen.

Door rapportages op de geboekte uren te maken, kan men nu zien of de tijdsbesteding van een project over de gecalculeerde uren heen gaat, hierdoor bestaat er de mogelijkheid om hierop te sturen. Tevens geeft dit inzicht in de gemiddelde tijdsbesteding van verschillende fases van het traject, dit wordt weer gebruikt voor toekomstige offertes.